SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PT.FRISIAN FLAG INDONESI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1   Latar Belakang

Saat ini dunia telah dimudahkan oleh kemajuan teknologi khususnya bidang teknologi komputer dan sistem informasi. Hal ini memberikan efek tersendiri bagi dunia bisnis. Dengan adanya teknologi tersebut membuat dunia semakin terasa kecil dan dapat diakses melalui internet. Hal ini memudahkan setiap bisnis untuk dapat mengembangkan sayapnya secara global, membuat produk nya mudah dikenal oleh seluruh masyarakat dunia. Hal ini memberikan manfaat yang sangat besar bagi manusia. Dimana kita dapat berkomunikasi dan saling bertukar informasi secara eektif dan efisien. Notabene nya investasi pada TI untuk sebuah perusahaan memang merupakan suatu investasi yang tidak murah, namun hal ini setimbang dengan manfaat yang hendak akan diperolehnya. Dengan acuan investasi TI dilakukan dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan enterprise / perusahaan  nya itu sendiri.

Adanya pemain lain dalam industri yang sama menuntut sebuah organisasi/perusahaan untuk selalu up-to-date dalam mengantisipasi setiap gerakan pesaingnya dalam hal apapun termasuk penerapan teknologi informasi dalam operasional bisnisnya. Ini adalah salah satu motif bagi setiap perusahaan untuk segera menerpakan teknologi informasi dalam perusahaan nya selain alasan efisiensi, dan penghematan biaya.

Industri susu di Indonesia masih sangat terbuka lebar bagi setiap perusahaan yang bergerak dalam industri tersebut, hal ini dikarenakan pasar susu Indonesia masih sangat terbuka lebar, mngingat Indonesia adalah negara yang memiliki jumlah penduduk trbesar keempat di dunia dan juga tingkat konsumsi susu di Indonesia yang masih rendah dibandingkan dengan negara-negara lain. Beberapa pemain di Industri susu di Indonesia, antara lain PT Ultra Jaya Tbk. dengan merek susu Ultra, PT Frisian Flag Indonesia dengan merek susu Bendera, PT Sari Husada Tbk. dengan merek susu SGM, dan PT Japfa Comfeed Tbk. dengan dua merek, yaitu Yahuii dan Greenfields. PT Nestle Indonesia dengan merek Nestle, dan PT Indomilk dengan merek Indomilk. PT Frisian Flag Indonesia (FFI) memulai operasinya di Indonesia tahun 1971. FFI memproduksi dan memasarkan produk susu segala jenis, mulai dari susu bubuk, susu cair siap minum, hingga susu kental manis sebagai produk andalannya. PT. FFI merupakan bagian dari Grup Royal Friesland Foods (sebelumnya Friesland Coberco Dairy Foods) yang berkantor pusat di Belanda.Guna meningkatkan kompetensi serta menopang kebutuhan bisnisnya yang berkembang, khususnya di PT Frisian Flag Indonesia (PT.FFI), telah melakukan berbagai pembenahan di bidang TI.

1.2   Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui penerapan SIM pada PT.Frisian Flag Indonesia.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1   Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning)

Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya manusia perusahaan (O’Brien, 2005).

Konsep ERP dikembangkan dengan  latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam perusahaan agar dapat lebih resfonsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya. Dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah berupa : penghapusan proyek-proyek yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit (process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).

Beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu aplikasi ERP yaitu :

1.        Fitur

Piranti lunak yang tergolong aplikasi ERP secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di aplikasi yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution). Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Sesuai atau tidaknya fitur yang disediakan dapat di selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai aplikasi ERP tersebut.

2.        Teknologi

Pada pemilihan aplikasi ERP harus dilihat teknologi yang digunakan dibaliknya. Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan merupakan suatu tantangan bagi departemenMIS/EDP perusahaan calon pengguna, yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Faktor teknologi kadang terabaikan, karena perusahaan lebih fokus pada fitur. 

3.   Sumber daya manusia

Secanggih apapun teknologi aplikasi ERP yang digunakan tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun aplikasi ERP yang dipilih dari luar negeri, di Indonesia belum tentu dapat berjalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Pada saat ini di Indonesia telah ada beberapa vendor yang mulai mengembangkan aplikasi ERP lokal yang mengimplementasikan ”best practise process” yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia, serta penyediaan support secara menyeluruh dari aplikasi ERP local yang  telah dikembangkan.Selain vendor, perusahaan-perusahaan tersebut juga dituntut untuk menyediakan sumber daya manusia yang terampil dalam melaksanakan proyek implementasi dalam perusahaan.

4.        Infrastruktur

       Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyekERP.  Perusahaan tersebut harus dapat membedakan infrastuktur yang sekedarnya dengan yang benar-benar bisa diandalkan. Penerapan suatu aplikasi ERP merupakan suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak akan berhenti.

Pada umumnya aplikasi ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namun kesuksesan di negara lain belum tentu dapat menjadi jaminan bahwa aplikasi ERP tersebut akan dapat digunakan (suitable) bagi perusahaan di Indonesia karena banyak faktor yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan penggunaan aplikasi ERP tersebut.

Sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Menurut O’Brien (2005) manfaat dari penggunaan ERP antara lain:

1.   Kualitas dan efisiensi :ERP  menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.

2.   Penurunan biaya :ERP bermanfaat dalam penurunan secara signifikan dalam biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software serta karyawan pendukung IT, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi sebelumnya.

3.   Kelincahan perusahaan :Implementasi sistem ERP dapat meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi atau “benteng” berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumberdaya informasi. Sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan peran kerja yang lebih fleksibel. Akibatnya organisasi perusahaan dan tenaga kerja menjadi lebih lincah dan adaptif.

2.2   Manajemen Hubungan Pelangggan (Customer Relationship Management/CRM)

Customer relationship management (CRM) adalah sebuah sebuah sistem yang dapat membantu mereka yang menjalankan bisnis yang berfokus pada pelanggan. CRM menggunakan teknologi informasi untuk membuat  lintas fungsi dalam perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomasisasi dalam proses layanan pada pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan perusahaan. Sistem CRM juga menciptakan kerangka kerja TI software serta database yang dijalankan melalui web, yang mengintegrasikan proses-proses ini denga operasi bisnis perusahaan lainnya, dan mendukung kerjasama antara perusahaan dengan pelanggan serta mitranya (O’Brien, 2005).

Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang membantu perusahaan dan para karyawannya memberikan layanan cepat, dapat diandalkan, dan kosisten  ke para pelanggannya. Siebel System, Oracle PeopleSoft, SAP AG, Epiphany adalah beberapa penjual utama software CRM (O’Brien, 2005)..

Software CRM dapat membantu para praktisi penjualan, pemasaran dan layak untuk menangkap serta menelusuri data yang relevan mengenai setiap kontak yang sudah lewat atau direncanakan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. Informasi ditangkap dari semua titik persinggungan, seperti telepon, faks, email, situs web perusahaan toko ritel, kios, dan kontak personal. Sistem CRM menyimpan data tersebut dalam database umum untuk pelanggan yang mengintegrasikan semua informasi rekening pelanggan serta membuatnya tersedia di seluruh perusahaan melalui internet, internet atau hubungan jaringan lainnya untuk aplikasi penjualan, pemasaran, layanan, dan aplikasi CRM lainnya (O’Brien, 2005).

Sistem CRM memberikan para staf penjualan alat software dan sumber data perusahaan yang mereka butuhkan untuk mendukung serta mengelola aktifitas penjualan mereka, dan mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran penjualan untuk penjualan. Contohnya meliputi prospek penjualan dan informasi produk, konfigurasi produk, dan kemampuan pembuatan daftar penjualan. CRM juga memberi mereka data akses real-time ke satu tampilan umum atas pelanggan, hingga memungkinkan mereka memeriksa semua aspek dari status rekening pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalkan panggilan telepon untuk penjualan mereka. Contohnya, sistem CRM akan memperingatkan staf penjualan sebuah bank untuk menelpon nasabah yang melakukan penyimpanan besar, agar dapat menjual layanan kredit utama atau investasi. Atau, sistem tersebut akan memperingatkan seorang tenaga penjualan atas layanan yang belum terpenuhi, masalah pengiriman atau pembayaran, yang dapat diatasi melalui hubungan personal dengan pelanggan (O’Brien, 2005).

2.3   Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management/SCM)

Manajemen Rantai Pasokan adalah sistem antar perusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai hubungan antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan, serta para mitra bisnis. Tujuan dari SCM adalah untuk menciptakan jaringan yang cepat, efisien, dan berbiaya rendah, atau disebut rantai pasokan, untuk membuat produk perusahaan beranjak dari konsep menuju pasar (O’Brien, 2005).

Membuat infrastruktur SCM real-time adalah isu yang menakutkan dan terus-menerus tampak serta sering kali merupakan sumber kegagalan, untuk beberapa alasan. Alasan utama adalah perencanaan, pemilihan, dan implementasi solusi SCM menjadi makin rumit ketika gerak perubahan teknologi makin cepat dan jumlah mitra perusahaan meningkat. Mengembangkan sistem SCM yang efektif terbukti merupakan aplikasi teknologi informasi yang rumit dan sulit bagi operasi bisnis. Jadi, mencapai tujuan pembentukan nilai bisnis dan nilai pelanggan dalam manajemen rantai pasokan, telah menjadi tantangan besar bagi kebanyakan perusahaan (O’Brien, 2005). Berikut ini adalah beberapa penyebab masalah dalam manajemen rantai :

-          Kurangnya pengetahuan perencanaan permintaan yang memadai, alat, dan petunjuk adalah sumber utama kegagalan SCM.

-          Perkiraan yang tidak akurat atau yang terlalu optimis akan menyebabkan masalah besar dalam produksi persediaan, dan masalah bisnis lainnya, seberapa pun efisiennya bagian lain dari proses manajemen rantai pasokan tersebut dibentuk.

-          Data produksi, persediaan, dan data bisnis lainnya yang tidak akurat dan disediakan oleh sistem informasi perusahaan yang lainnya sering kali merupakan penyebab masalah SCM.

-          Kurangnya kerjasama yang memadai di antara departemen pemasaran, produksi, dan manajemen persediaan dalam perusahaan, dan dengan para pemasok, distributor serta pihak lainnya, akan menggagalkan sistem SCM mana pun.

-          Bahkan alat software SCM itu sendiri dianggap kurang matang, tidak lengkap, dan sulit diimplementasikan oleh banyak perusahaan yang memasang sistem SCM.

2.4   Teknologi Informasi dan Supply Chain Management

Supply Chain Management adalah manajemen dalam hubungan organisasi dimana setiap organisasi mempunyai jalur hubungan dengan lainnya secara upstream maupun downstream dengan proses yang berbeda untuk menghasilkan nilai dalam bentuk barang atau jasa untuk konsumen.

Menurut Simchi-Levi (2003) Tujuan dari teknologi informasi dalam SCM adalah :

·       Menyediakan informasi yang berguna dan nyata

·       Memungkinkan untuk kontak data tunggal

·       Memberikan keputusan berdasarkan total informasi supply chain

·       Memungkinkan kerjasama dengan supply chain partner

2.5   Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)

Transaction processing system adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif (O’Brien, 2005).

Ada empat tugas utama transaction processing system, yaitu :

1.     Pengumpulan data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya dalam penyedia jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2.     Manipulasi data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi.

3.     Penyimpanan data : data transaksi harus di simpan dan dipelihara sehingga selalu siap memenuhi kebutuhan para pengguna.

4.     Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.

2.6   Sistem Kerjasama Perusahaan/Enterprise Collaboration system (ECS)

            ECS adalah sistem informasi lintas fungsi yang meningkatkan komunikasi, koordinasi, dam kerja sama antar anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Teknologi informasi, terutama teknologi Internet, memberikan berbagai alat untuk membantu kita bekerja sama, untuk mengomunikasikan berbagai ide, berbagai sumber daya, dan mengoordinasikan usaha kegiatan kerja sama kita sebagai anggota dari proses formal dan informal, tim proyek, dan kelompok kerja yang membentuk organisasi saat ini (O’Brien,2005). Jadi, tujuan utama dari sistem kerja sama perusahaan adalah untuk memungkinkan kita bekerja secara lebih mudah dan efektif dengan membantu untuk :

- Berkomunikasi : Berbagai informasi satu sama lain.

- Berkoordinasi : Mengoordinasikan usaha kegiatan individual kita dan menggunakan berbagai sumber daya bersama yang lainnya.

- Bekerja sama : Bekerja sama secara kooperatif dalam proyek dan penugasa bersama.

BAB 3

PEMBAHASAN

3.1   Gambaran Umum Perusahaan

PT Frisian Flag Indonesia (FFI) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan susu di Indonesia yang berada di bawah lisensi Royal Friesland Campina, Belanda. Dengan perjalanan sejarah lebih dari 88 tahun di Indonesia, PT Frisian Flag Indonesia adalah pemimpin pasar di industri susu Indonesia yang berkomitmen untuk memproduksi produk susu berkualitas terbaik dan bernutrisi tinggi dan memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen dan mitra usahanya. Semua ini dimulai di tahun 1922 dengan merk susu ”Friesche Vlag” atau yang lebih dikenal sebagai Susu Bendera diimpor dari Cooperative Condensfabriek Friesland di Belanda, yang kemudian berubah nama menjadi Royal Friesland Foods.

Salah satu pengembangan Royal Friesland Foods adalah didirikannya PT Friesche Vlag Indonesia pada tahun 1969. Perusahaan ini berdiri dengan status penanaman modal asing dari Belanda dan memulai kegiatan usahanya dengan memasarkan produk-produk susu yang diimpor dari sana. Setelah sekian tahun mengimpor susu, pada tahun 1972 PT FVI memulai produksi lokalnya dengan produk komersial pertama berupa susu kental manis (SKM).

PT Frisian Flag Indonesia menjalin kerja sama sinergi internasional dengan Royal Friesland Coberco Dairy Foods yang sekarang dikenal dengan nama Friesland Foods. Saham perusahaan ini dimiliki oleh PT Mantrust sebagai pihak nasional dan Friesland Foods dari Leeuwarden, Belanda. Untuk lebih meningkatkan kapasitas produksinya maka pada tahun 1976 perusahaan ini mengambil alih PT Foremost Indonesia yang juga merupakan produsen susu kental manis. Dalam perkembangannya, perusahaan ini mulai memproduksi susu bubuk pada tahun 1979, dan di bidang susu cair pada tahun 1991. PT FVI kemudian berubah nama menjadi PT Frisian Flag Indonesia (FFI) pada tahun 2002. Pada tahun 2008, perusahaan ini melakukan merger dengan perusahaan Campina dan membentuk organisasi kooperatif dengan nama Royal Friesland Campina.

PT FFI merupakan perusahaan pertama di Indonesia yang mendapatkan sertifikat ISO 9001/9002 dan disempurnakan dengan ISO 14001. Proses produksi susu di PT FFI menggunakan teknologi mutakhir dan praktek sterilisasi terbaik dari awal hingga akhir untuk menghindari kontaminasi dalam proses produksinya sehingga menerima GMP Award (Good Manufacturing Practices). Perusahaan ini juga memperoleh OHSAS (Occupational Health & Safety Advisory Services) serta menerapkan HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan memiliki mutu dan kemasan yang terjamin.PT. Frisian Flag Indonesia memiliki 2 pabrik di Pasar Rebo (berdiri tahun 1969) dan Ciracas (berdiri tahun 1973) dan memiliki 1500 karyawan yang tersebar pada cabang-cabang di seluruh Indonesia.

Visi

Untuk menjadi merk pemimpin dalam bidang nutrisi berbahan dasar susu

dengan produk-produk dan format produk yang terjangkau untuk pelanggan

diseluruh di Indonesia.

Misi

1.   Menjadi no 1 dalam pasar susu secara keseluruhan.

2.   Menstimulasi konsumsi produk susu secara aktif dan mencapai pertumbuhan yang lebih cepat dibidang-bidang penting pada pasar produk susu dibandingkan dengan para competitor di bidang tersebut.

3.   Memperkuat posisi” merek yang disukai” dipikirkan oleh pelanggan susu diseluruh Indonesia.

4.   Mempunyai karyawan yang berkompetisi dan berdedikasi di semua tingkat dan memiliki succession planning untuk memastikan agar perusahaan dapat terus berkembang.

3.2   Analisa Divisi Information and Communication Tecnology (ICT)

Sebagai faktor kesuksesan bagi perkembangan perusahaan dengan menyediakan infrastruktur dalam divisi yang stabil, aman, dan dapat diandalkan, divisi ICT menyediakan tenaga pembantu teknis dan fungsional yang handal guna membantu pengguna untuk masuk, menyimpan secara sentral dan mengakses data secara efisien. Hal ini sangat penting karena divisi ICT PT. Frisian Flag Indonesia yang berada di Pasar Rebo mengatur seluruh plant yang tersebar di seluruh Indonesia. Semua ini diupayakan untuk mempermudah komunikasi dari jaringan sentral ICT di Pasar Rebo dengan plant Ciracas dan dengan cabang-cabang yang tersebar di seluruh Indonesia.

3.3   SAP (System Application Product)

SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung perusahaan ini dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resource Planning (ERP), yaitu suatu perangkat IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktifitas sehari-hari. SAP ini terdiri dari beberapa modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan sartu dengan yang lainnya. Semua modul dalam aplikasi SAP dapat bekerja secara terintegrasi satu sama lain. Sistem SAP ini dikembangkan dengan tujuan untuk mengintegrasikan rangkaian proses bisnis yang dijalankan PT.Frisian Flag Indonesia. Sistem ini menjalankan satu database yang memungkinkan banyak departemen untuk berbagi informasi dan berkomunikasi satu sama lain.

3.4   Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resource Planning)

Selama ini PT. Frisian Flag Indonesia megimplementasikan Prism sebagai sistem back office yang dipakai untuk penjadwalan produksi ataupun purchasing order. Akan tetapi PT.FFI tidak mengimplementasikan modul Material Resources Planning (MRP), sehingga monitoring pengadaan barang harus dicek langsung oleh user ke sistem, setelah itu user dari bagian pengadaan memutuskan kapan pengadaan bahan mentahnya harus dilakukan.

Sementara itu, untuk keperluan logistik hingga transportasi ditambahkan submodul tersendiri ke dalam Prism. Untuk memperoleh pelaporan, semua data harus dipindahkan ke aplikasi keuangan yang dipakai FFI. Untuk menggabungkan pelaporan dan sejumlah simulasi yang dianggap penting seperti manajemen akuntansi harus dikonversi ke format spreedsheet. Sementara sistem yang ada cenderung untuk melakukan pencatatan, ketimbang proses pengolahan yang lebih kompleks. Akibat belum terintegrasinya sistem secara otomatis tersebut, beragam persoalan pun muncul. Mulai dari pengadaan, produksi, hingga pengiriman dan penjualan produk. Sharing informasi tidak berjalan mulus dan perencanaan kolaborasi pun terhambat, padahal masalah kecepatan dan ketepatan data dalam informasi yang hendak disajikan merupakan sesuatu yang sangat penting. Tanpa sistem yang terintegrasi dan otomatis, tidak mungkin dapat disajikan informasi yang sangat cepat, begitu pula penyusunan laporan dan simulasi prediksi untuk jangka waktu tertentu tidak mudah dillakukan untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan yang terkenal dengan merek susu bendera ini berinisiatif untuk mengaplikasikan electronic-Supply Chain Management (e-SCM) yang berjalan paralel dengan ERP. Tahap awal penerapan e-SCM di FFI dipararelkan dengan penerapan ERP, tujuannya untuk mendapatkan beberapa keuntungan pada saat yang bersamaan. Secara logika e-SCM membutuhkan dukungan ERP, baik dalam hal akurasi data maupun proses bisnis yang teruji.

Pembenahan dan moderenisasi sistemm di FFI mulai dilakukan pada tahun 2003. Ini sejalan dengan penggabungan (merger) ketiga unit usaha yakni FFI, Foremost Indonesia, dan Tesori Mulia. Kesempatan itu tidak hanya digunakan untuk mengonsolidasikan aplikasi bisnis yang digunakan tetapi juga infrastrukturnya, mulai dari sever, jaringan, fasilitas e-mail dan infrastruktur TI lainnya. Tim TI juga membentuk unit help-desk untuk melayani user dengan menggunakan aplikasi yang dibangun sendiri, dan untuk mengenalkan kolaborasi diantara user diadakan perlombaan desain internet antar departemen dalam FFI. Selain itu, dilakukan pula pengembangan dan penerapan sistem secondary sales berbasis web untuk sekitar 150 distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Terutama pada cabang-cabang yang menggunakan fasilitasMulti Protocol Label Switching (MPLS). Dan redundansi tidak hanya dilakukan pada Local Area Network (LAN), tetapi uga antara cabang dan kantor pusat.

Dengan begitu jika ada gangguan pada salah satu koneksi, secara otomatis perangkat switch over akan bekerja. Karena perusahaan ini menggunakan dua network yang berbeda, supaya tidak ada interupsi akibat terputusnya koneksi. Fasilitas remote acces diberikan FFI kepada kalangan mobile user. Sementara itu untuk meningkatkan keamanan jaringan, selain menggunakan virtual Private Network (VPN), juga diterapkan token card seperti yang lazim di gunakan pelaku transaksi e-banking.

Selanjutnya pada tahun 2005 FFI mulai mengimplementasikan sebuah sistem ERP baru (yakni SAP) untuk menggantikn Prism. Tahap awal impelementasi dilakukan pada fungsi SDM dengan modul struktur organisasi, personalia, time management dan payroll. Kemudian secara regional diterapkan secara bersama-sama modul penjualan, distribusi, produksi, finansial, dan lainnya. Persiapan yang matang, komitmen manajemen, dan partisipasi aktif karyawan membuat implementasi sistem ini berjalan dengan lancar. Memang ada beberapa fungsi seperti Secondary Sales dan Plant Maintenance yang masih dilakukan dengan tidak menggunakan ERP ini. Aplikasi –aplikasi tersebut tentunya perlu didukung infrastruktur yang memadai. Antara lain :firewall, switch, wireless dan network device lainnya dengan menggunakan Cisco, serta server dan workstation yang andal. Bahkan untuk mendukung kelangsungan bisnis nya di bangun pula sistem disaster recovry. Aplikasi ini mempunyai sarana pendukung supaya aplikasi kritikal tetap berjalan jika terjadi ancaman yang berbentuk bencana di kantor pusat. Sebelum menerapkan ERP, perusahaan telah melakukan persiapan dengan melengkapi master data pemasok, pelanggan, hingga material. Begitupula dengan data pendukung, seperti lead time, safety stock,order point, delivery window tie, dan informasi lainnya.

Penerapan sistem ERP baru tersebut memang melibatkan banyak pihak, baik internal perusahaan seperti departemen logistik, penjualan, keuangan dan TI. Maupun mitra usaha seperti logistik, provider, perusahaan transportasi, distributor, key account, dan pihak lainnya. Untuk pertukaran data secara elektronis antara sistem FFI dan para logistic provider dipakai aplikasi middleware(EAI). Alur proses dari FFI ke logistik provider ini meliputi : pengiriman produk jadi (finished goods) dari pabrik ke main distribtor center ( MDC), lalu dari MDC ke gudang cabang, dan seterusnya hingga ada bukti penerimaan barang dari pelanggan. Pada tahap ini pula diterapkan sistem bar code pada barang jadi dengan demikian setiap bagian produksi menghasilkan barang jadi, secara otomatis dihasilkan pula label bar code yang ditempelkan di setiap valet barang jadi. Hal ini mengurangi proses entry data, sehingga mempercepat proses dan meningkatkan akurasi, terutama saat mengirimkan barang dari pabrik ke MDC. 

3.5   Tujuan dan Manfaat ERP

Tujuan penggunaan ERP bagi PT.FFI adalah : (1). Untuk mengantisipasi pertumbuhan perusahaan yang terus berkembang; (2) menyajikan data yang konsisten dan akurat sehingga meningkatkan visibilitas bisnis dan kemudahan dalam pengambiln keputusan; (3) mengintegrasikan informasi diantara kantor dalam jaringan PT.FFI; (4) mempermudah dalam fungsi produksi, akuntansi, serta penjualan perusahaan. Sedangkan manfaat yang diperoleh yaitu efisiensi, penghematan biaya dan hubungan mitra yang kuat, transaksi sudah bisa dilakukan secara online dan real time, dan perusahaan dapat terhubung dengan 150 distributor melalui web.

BAB 4

 PENUTUP

4.1   Kesimpulan

PT.Frisian Flag Indonesia dalam menjalankan operasional dan fungsional bisnisnya telah menerapkan suatu sistem TI guna mengintegrasikan keseluruhan proses bisnisnya guna mengefektifkan dan mengefisiensikan operasionalnya. Pada awalnya FFI mengimplementasikan Prism sebagai sistem back office nya. Akan tetapi belum mengimplementasikan modul MRP(material resources planning).

·   Pada tahun 2003 FFI telah melakukan pembenahan sistem. Tim TI membentuk unit help-desk.

·   Pada tahun 2005 FFI mengimplementasikan sistem ERP baru yaitu menggunakan SAP untuk menggantikan Prism.

·  Adapun kegiatan kerjasama FFI dengan mitra bisnis nya (terutama kalangan account seperti hypermarket dan supermarket), FFI menerapkan sistem collaborative Planning, Forecsting and Replenishment (CPFR). Tentu saja, proses integrasinya dilakukan bertahap untuk masing-masing mitra usaha. Di tahap awal di fokuskan pada key account besar, seperti carrefour dan Giant.